איפה נמצא העסק שלכם? באופן טבעי, התשובה על כך מתייחסת לרוב לסניפים ספציפיים ואולי עובדים גם קצת מהבית. אבל ישנה אפשרות נוספת, אשר למעשה מרחיבה את מיקום העסק שלכם, גם אם לא פיזית, בוודאי מבחינה מעשית תפעולית. זו היא האפשרות הידועה של הוצאת חלק מהעבודה לגורם חיצוני. מה זה אומר מבחינת הפעילות ההכרחית של ניהול משרד? האם גם את זה ניתן להוציא "החוצה"? מדוע הדבר עשוי להשתלם? האם יש בכך סיכון של פגיעה באיכות העבודה? אלה כמה הסברים, תובנות וטיפים מעשיים:
מרחיבים את האפשרויות
פעילות מזכירות פנימית בעסק ("אינהאוס”), היא דבר שגרתי למדי. מה שמכונה מזכירות, הוא למעשה חלק קלאסי של עסקים מאז ומתמיד, אשר מטפל בלא מעט סוגי פעילויות שוטפות והכרחיות. זו היא מנקודת מבט מסוימת "צומת" מרכזית לפעילויות רבות וגם לעתים קרובות נקודת גישה מרכזית לעסק, מבחינת גורמי חוץ שפונים אליו. ישנה אפשרות מעולה לעסקים שרוצים לחסוך כסף בלי להתפשר בנושא זה – שירותי מזכירות במיקור חוץ. מה זה אומר? מבחינה טכנית בסיסית, מדובר פשוט על מזכירות ועובדי מזכירות אשר נמצאים מחוץ למבנה העסק, אצל ספק שירותים מרוחק. זהו מודל של שכירת השימוש בשירותים אלה בתשלום חודשי, במקום העסקת עובדים קבועים בעסק. מודל זה, עשוי להתאים מאוד לעסקים רבים ומייד נסביר מדוע ומתי. שירותי מזכירות במיקור חוץ כוללים לרוב תקשורת עם ספקים ולקוחות, כולל מענה טלפוני ושליחת הודעות. זאת, באמצעות מספר טלפון ייעודי שמוקצה עבור העסק. כמו כן, יבוצע טיפול במשימות שוטפות, כגון הוצאת חשבוניות או תיאום פגישות.
התועלות הרבות
- חסכון כספי – שכירת שירות זה, זולה יותר מהעסקה קבועה של עובדים בעסק. חסכון נוסף, מושג תודות לעובדה שהדבר מבטל צורך בעמדות מזכירות בתוך העסק. נזכיר, כי עמדות אלה כוללות שולחן וכיסא איכותיים, מחשב שאיננו זול וציוד משלים נוסף כגון טלפון. המקום שהעמדה תופסת גם הוא לא בחינם. זהו שטח משרד ששוכרים או שהעסק רכש, במקרה כזה גם שווה לשקול עבודה בחללי עבודה משותפים שגם יכולים להיות פתרון מעולה לחסכון בכסף ובמשאבים.
- פינוי משאבים – בהמשך לחסכון הכספי ולכך שלא יידרשו עמדות מזכירות בעסק, העסק ימצא שעומדים לרשותו כעת המשאבים שהוא חסך בצורה כזו. מה עושים איתם? דברים שחשובים לכם יותר, מבחינת השקעה בליבה העסקית של פעילותכם.
- פישוט העסקת העובדים – העסקת עובדים במודל הרגיל, היא דבר מורכב למדי. יש כאן הכרח לעמוד בחוקים ותקנות רבים ושונים והדבר מתבטא בצורך במומחיות של מנהלי חשבונות ולעתים גם התייעצות בעורכי דין. כל זה לגיטימי כמובן ולרוב הכרחי, אבל מדובר במורכבות אשר שירותי מזכירות מאפשרים לצמצם, גם אם בצורה חלקית.
- סדר – פישוט הדברים מקדם סדר וכך גם המקצועיות של מזכירות חיצונית. עסק עשוי להיות במצב, שבו לא משתלטים על ההיקף הגדול של משימות שמוטלות על המזכירות. למשל עסק שעבר תקופת צמיחה. אם העומס רב מדי על המזכירות הקיימת בתוך העסק, ניתן כמובן להעסיק עוד עובדים במזכירות, אך זה יעלה לא מעט כסף. ניתן להשאיר את המצב כפי שהוא, אך זה כאמור ייפגע באיכות העבודה והדברים לא יתנהלו בצורה מסודרת. וישנה גם האפשרות ש"תציל את המצב" – לשכור שירותי מזכירות במיקור חוץ.
- התייעלות – בעבודה עם שירותי מזכירות מקצועיים ואמינים, השורה התחתונה תהיה כזו של התייעלות בפעילות העסק.
עוד שתי נקודות חשובות
- האם איכות העבודה תיפגע? – איכות העבודה לא אמורה להיפגע בצורת עבודה כזו. מחד, מדובר במקצוענים אשר מתמחים ומנוסים בכך. מאידך, האינטראקציה מול השירות היא כיום קלה מאוד. גורמי חוץ שונים שיתקשרו גם הם מול המזכירות, במילא רגילים לעבוד כך מול העסקים עצמם (באימייל, בטלפון, בפקס).
- יש עוד – לא חייבים לעצור בשירותי מזכירות במיקור חוץ. למעשה, שירותים אלה הם חלק מקשת שירותי משרד רחבה יותר. אלה עשויים לכלול גם שירותים כגון סיוע בהנהלת חשבונות ואף סיוע במשימות שיווק מסוימות וטלמרקטינג.
לסיכום
כדאי לכל עסק להכיר שירותים חשובים אלה וכדאי בהחלט לשקול להשתמש בהם.
